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導入事例・実績

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株式会社デジタルハーツ

会社概要

会社名称 株式会社デジタルハーツ DIGITAL Hearts Co.,Ltd.
本社 〒163-1432 東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティビル32F
設立 2001年(平成13年)4月19日
従業員数 5,321人(2011年9月末時点・登録スタッフ含む)
事業内容
  • 総合デバッグサービス
  • 社内検証によるデバッグサービス
  • テストプレイ&チューニングサービス
  • デバッグスタッフの派遣
  • 3Dコンテンツ制作サービス

デジタルハーツ企業概要

デジタルハーツは、コンシューマゲームソフトの検証から起業したデジタルコンテンツ全般のデバックを事業としている、従業員数約5,300名(2011年9月末時点)の東証一部上場企業です。

携帯電話やゲーム、アミューズメント機器から家電、業務システムまで、あらゆるソフトウェアの不具合を第3者視点から検証する法人向けサービスを提供しています。

繁閑のあるプロジェクト単位の業務が多く、特殊な勤怠ルールであることがシステム導入を阻んでいた

——EHRの導入前はどのような状態でしたか?

デジタルハーツの従来の人事・勤怠管理は、その多くをエクセルで行っておりました。給与計算するための勤怠集計もエクセルで作成されたタイムシートを元にしており、毎月の勤怠締めでは、人事グループが社員一人一人のタイムシートを紙出力して目視でチェックしていました。不整合があればすぐ現場に確認し、大量の紙とメールを飛び交わし、そのように手間をかけて整理したシートを元に給与計算をしていました。また、エクセルだと、計算式が壊れたり、改ざんされたりする危険性もあり、内部統制の観点からも問題と認識していました。

——そこで今回、システム導入を検討されたということですね?

いえ、実は過去にも幾つかのシステムを検討しましたが、導入の実現には至りませんでした。繁閑のあるプロジェクト単位の業務という、当社サービスの特性上、独特とも言える特殊な勤怠ルールで運用されており、満足に対応できるシステムが見つからなかったためです。

また、勤怠管理とともにプロジェクト毎の稼働時間を集計し、経理システムへ連動させることも必要でした。

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内部統制面から、業務処理統制・業務改善が求められていた

——システム導入を断念していた理由を詳しく教えてください。

財務経理本部
情報システムグループ
マネージャー
菅野嘉子氏

過去のシステム導入の検討では、複数のシステム会社から提案して貰いましたが、どのシステム会社も「勤怠ルールが特殊すぎて、カスタマイズしきれない」「カスタマイズできないことはないが、追加費用が相当かかる」という回答でした。カスタマイズ費用と人件費等から費用対効果を算出してみると、導入コストの負担が現状より遥かに大きく、システム導入を断念せざるを得ない状況でした。

その後も全社的に業務改善をしていく中、やはりシステム導入なしでは「業務処理統制の確保」と「大幅な効率化」の実現は難しいということで、再度システム導入を検討しました。

その際に、人事グループにレジェンダの採用支援システムを使用したことがある社員がおり、「レジェンダなら使い勝手のいい人事システムも持っているのではないか」ということで、今回の相談に至りました。

——EHRの導入を決定した理由は何でしたか?

まず、懸念点であった特殊な勤怠ルールも、汎用性の高いシステムをベースに、最小限のカスタマイズで対応できることが大きな理由です。また、人事システムは、人事グループ員だけではなく全社員が利用するシステムですので「画面の見やすさ」や「使いやすさ」も重要なポイントでした。

最終的には、アルバイトを含む全社員の人事情報を一元管理し、人事施策に生かしていくことも想定し、採用や評価機能など人事業務全般をカバーしているEHRに決定しました。

また、業務アウトソーシングでEHRを利用されていることもあり、実際の運用をイメージした説明も非常に分かりやすかったです。

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暗黙知を文書化することで、社内の運用ルールが整備された

——導入作業はスムーズに進まれましたか?

人事総務本部
人事グループ
上田梢氏

システム導入で一番大変だったのは、既存のデータ整備でした。これまでのデータは全てエクセルで管理されていたため、データの抜け漏れや更新漏れがあり、十分に整備されていませんでした。

データ整備と並行して、「どのような情報をどうやって管理していくのか」運用上のルール決めが必要になりましたが、EHRの導入コンサルタントからの提案で、まずは社員情報を整備して人事グループ内の運用を軌道に乗せ、次に勤怠・申請といった一般社員向けの機能を導入するステップにしました。結果、計画通りのスケジュールで無事に導入することが出来ました。

——導入作業で印象に残っていることはありますか?

今回のシステム導入の期間中に異動があり、人事担当が入れ替わる中で導入を進めることに大変苦労もしましたが、EHRの導入コンサルタントが逐一アドバイスをくれましたので本当に助かりました。業務とシステムの両面からの的確なアドバイスがなければ、今でも気付かない事が多かったかもしれません。

また、以前は現場ごとに暗黙知化されたルールで運用がされていましたが、今ではルールの明文化と一連のデータ整備によって、全社統一のルールの下で正確に運用されるようになり、全社の業務改善にも貢献することが出来ました。

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人事の業務改善に大きく寄与、現場ともタイムリーな情報共有が可能に

——EHRを導入して人事の業務はどう変化しましたか?

人事総務本部
人事グループ
マネージャー
千頭裕美子氏

導入後、様々なメリットがありました。例えば、月次勤怠データのチェックはかなり短縮化され、以前では4営業日かかった勤怠締めも、2営業日以内に勤怠締めをし、経理システムへの連携も2日前倒しすることができるようになりました。

また以前は、人事に関する諸届けは、紙申請からエクセルに反映し、紙をファイリングして保存していましたが、WEB申請になったことで入力漏れや入力誤りをシステム的にチェックし、自動反映することが出来るようになりました。さらに、携帯電話からも閲覧できるWEB給与明細を利用することによって、給与明細の印刷、封入、発送の作業がなくなるなど、人事の業務改善に大きく寄与しています。

——EHRを利用する現場部門の反応はいかがですか?

「システム化することで運用が煩雑になるのでは?」といった意見もありましたが、大きな混乱もなくスムーズに運用されています。本人だけでなく、現場マネージャーも配下社員の時間外労働や有休取得状況を即座に把握できるので、タイムリーな予算(工数)管理が出来るようになり大変喜ばれています。

また、現場にお願いしていた通勤交通費を始めとする人事情報の確認や取り纏めも、WEB上から登録内容を本人が確認できるようになり、常に最新の状態を保てるようになりました。

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定期的にバージョンアップされる機能を、人事施策のベースとして活用していきたい

——EHRへの今後の期待などありましたらお聞かせください。

時間外労働が一定時間超過した社員と上司にアラートを出し、健康管理や労務コンプライアンスに役立てたり、また従業員の評価や研修状況もシステムで管理したりと、人事情報を有効に活用していきたいと思っています。

EHRは、様々な業種のクライアントからの要望により、定期的にバージョンアップされているので、拡張された機能を出来るだけ有効活用して、人事施策のベースとして活用していきたいと思っています。これからも引き続きシステム機能と併せてアドバイスでの支援も期待しています。

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本原稿は、掲載時点におけるお客様の取組内容を示したもので、現在の事実と異なる場合がございます。